Opinii

Zilele libere si perioadele de concedii prelungite testeaza, mai mult decat orice audit sau raport oficial, calitatea reala a guvernantei intr-o companie. Am trecut deja de minivacanta de Paste, urmeaza cea de 1 Mai, iar vara aduce inevitabil perioada marilor concedii. Organizatiile solide nu sunt luate prin surprindere in astfel de momente. Intr-o guvernanta serioasa, exista o matrice clara a responsabilitatilor, in care fiecare functie esentiala are desemnat un back-up, aprobat formal de conducerea executiva sau de board.

Ce ar trebui sa se intample in companii in aceste perioade si ce se intampla de fapt?

Persoanele cu roluri critice, in special in financiar si operational, ar trebui sa aiba programate cel putin doua saptamani consecutive de concediu. Aceasta practica nu este doar despre refacerea personala, ci si despre sanatatea organizationala: absenta liderului valideaza continuitatea proceselor si poate dezvalui disfunctionalitati sau riscuri ascunse. In companiile internationale in care eu am activat, aceasta regula este respectata riguros. In Romania insa, de multe ori, concediile scurte si fragmentate lasa vulnerabilitati nevazute.

Sigur, persoanele-cheie sau cele active in mai multe organizatii se pot "rupe" mai greu de activitate. Nu este gresit sa aloci si in vacanta un interval scurt de timp - o ora dimineata sau seara - pentru update-uri rapide, atat timp cat aceasta rutina este planificata clar si agreata cu familia si prietenii. Astfel, vacanta ramane o oportunitate de reconectare si refacere, nu o sursa de tensiuni. Am intalnit cazuri in care relatiile de familie au fost afectate de lipsa delimitarii clare intre munca si vacanta.

Exista si situatii in care este necesara o intalnire online sau un apel de urgenta, fiindca proiectele strategice nu iau pauza, iar delegarea completa nu este posibila. De exemplu, in conformitate cu prevederile legale si cele interne, un membru de board nu poate delega "votul" decat unui alt coleg membru in board, iar cerintele de cvorum sunt stricte.

Recunosc ca, in trecut, si eu am gresit si am permis prea multe interferente in vacanta. In timp, mi-am structurat iesirile si vacantele astfel incat timpul alocat business-ului sa nu afecteze viata personala. In vacanta sunt disponibil, dar nu in orice moment. Sunt la curent cu tot ce se intampla in companiile unde activez, dar nu instantaneu, "cu ochii in telefon". Raspund la telefoane, dar nu imediat. Am invatat ca aceasta disciplina nu este un lux, ci o conditie pentru a performa sanatos pe termen lung si pentru a ramane conectat cu cei dragi.

Exista si persoane care posteaza imagini de la mare, de exemplu, lucrand cu laptopul pe sezlong sau in aeroporturi, pe terase sau la piscina. Nu trebuie sa generalizam: contextul poate determina munca in vacanta; important este ca, pe langa buna functionare a companiei, sanatatea personala si relatiile cu cei dragi sa ramana prioritati. Am intalnit si persoane care par sa se mandreasca ca sunt sunati in concediu de sefi. Uneori este acceptabil, alteori indica o problema mai profunda. Unii activeaza mesajul "out of office", altii nu, pentru a ramane disponibili. Care abordare e mai buna? Eu cred ca trebuie sa fim transparenti ca suntem in vacanta, iar ca rezultat, vom avea "interferente" doar cand este cu adevarat justificat.

Vacanta nu este doar un drept, este o necesitate! Un lider sau sef de departament care "nu poate lipsi de la birou" pentru ca "are prea mult de lucru" semnaleaza o deficienta serioasa de management. Lipsa unui succesor de incredere sau incapacitatea de a delega temporar sunt semnale de alarma pentru orice board vigilent. Liderii care lucreaza constant din vacanta, fara o justificare reala, demonstreaza indirect ca nu au construit echipe solide si structuri de delegare eficienta. Intr-o guvernanta matura, concediile liderilor sunt un semn de sanatate organizationala, nu o vulnerabilitate.

Boardul, eventual prin Comitetul de Nominalizare si Remunerare, are un rol esential in asigurarea succesiunii functiilor de conducere si a respectarii politicilor de resurse umane. Intr-o companie bine guvernata, boardul stie exact cine poate prelua atributiile-cheie si intervine activ atunci cand structura de suport trebuie ajustata. Sub nivelul conducerii executive, boardul nu trebuie sa intervina ca standard, dar daca sunt observate deficiente, poate adresa intrebarile adecvate si poate solicita rapoartele relevante - de exemplu, situatia concediilor neefectuate (in multe companii, chiar sefii sunt campioni la numarul de zile de concediu neefectuat).

In ceea ce priveste membrii neexecutivi ai boardurilor, pe tot parcursul anului, nu doar in vacante, acestia nu au o obligatie de prezenta fizica, dar au o obligatie continua de supraveghere, informare si reactie, chiar de la distanta. Ei trebuie sa fie disponibili pentru intalniri ad-hoc, sa mentina dialogul cu executivii si sa monitorizeze constant evolutiile pietei in care activeaza firma. Un membru de board nu este un spectator pana la sedintele de board, ci un actor activ, pregatit sa intervina la timp.

Din fericire, avem zile libere si vacante! Increderea in guvernanta se construieste zi de zi si se valideaza mai ales atunci cand birourile sunt goale, dar deciziile bune continua sa fie luate si nu amanate "pana se intoarce seful".

Ciprian Ladunca este Managing Partner LCL Advisory, membru de board in diverse companii si Presedinte al Comitetului de Guvernanta Corporativa AmCham Romania.